Als je projectmatig gaat werken, is het belangrijk dit efficiënt op te pakken. In deze blog lees je meer over de betekenis van projectmatig werken en krijg je tips om dit zo goed mogelijk aan te pakken binnen jouw organisatie. Geef projecten vleugels dankzij een efficiënte en resultaatgerichte werkwijze.
Projectmatig werken: wat is het?
Je hebt besloten dat jouw organisatie overgaat op projectmatig werken, maar wat is dit nu eigenlijk? Projectmatig werken betekent dat je gestructureerd en planmatig te werk gaat om een uiteindelijk doel te bereiken. Veelal wordt dit gedaan door goed samen te werken en routinematig werken te combineren met improviseren.
Projectmatig te werk gaan wordt opgedeeld in verschillende duidelijke stappen die je doorloopt. Het doel van deze manier van werken is het behalen van je vooraf gestelde resultaat. Dit resultaat is de uiteindelijke uitkomst van een bepaald project. Wat vooral belangrijk is bij projectmatig werken is dat je stap voor stap te werk gaat.
Stappen projectmatig werken
Projectmatig werken helpt jouw organisatie het gewenste resultaat te behalen. Een voorbeeld van deze stappen zijn:
- Financiële middelen
- Organiseren van een project
- Tijd voor een project
- Kwaliteit project
- Informatie
We lichten deze stappen hieronder één voor één toe.
Stap #1: Financiële middelen
Als je kijkt naar de eerste stap: financiële middelen is het belangrijk dat je een goed inzicht hebt in de financiële middelen die beschikbaar zijn voor een bepaald project. Het is belangrijk dat de activiteiten worden uitgevoerd die afgesproken zijn. Het uitvoeren van al deze activiteiten moet binnen het financiële budget worden uitgevoerd. Dit kan soms een aardige uitdaging zijn.
Bepaal gedurende het project of je nog op koers ligt of dat je het budget bijvoorbeeld moet bijstellen. Het is belangrijk om met alle betrokken partijen om de tafel te zitten en te kijken waar jullie staan in het project en welke afwijkingen er nodig zijn om het project succesvol af te kunnen ronden.
Stap #2: Organiseren van een project
De tweede stap binnen projectmatig werken is de organisatie van jouw project. Het is belangrijk om alle afspraken die gemaakt zijn met verschillende betrokken partijen schriftelijk vast te leggen. Kijk vervolgens wie er verantwoordelijk is voor welke taak. Vergeet niet om bij je afspraak te kijken hoe de terugkoppeling plaatsvindt en welke informatie er nodig is om een activiteit uit te kunnen voeren.
Stap #3: Tijd voor een project
De derde stap is de tijd voor een project inschatten, ook wel het maken van een project planning genoemd. In een projectplanning staan alle activiteiten omschreven die er nodig zijn om de resultaten van het project succesvol te behalen. Wij adviseren je om in detail te beschrijven wie welke activiteit uitvoert, wie waar verantwoordelijk voor is en welke deadline er aan een activiteit zit.
Het is belangrijk bij een projectplanning om een realistische tijdsplanning te maken. Let erop dat een project altijd uitloopt. Zeker wanneer je te maken hebt met verschillende partijen is het advies om de planning ruim op te zetten.
Stap #4: Kwaliteit van een project
De vierde stap bij projectmatig werken is het evalueren van de kwaliteit. Vaak wordt dit gedaan door vooraf verschillende criteria vast te leggen en dit tussentijds te evalueren. Maak bij het opstellen van de projectcriteria bijvoorbeeld gebruik van het SMART-model. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.
Kijk hoe een project loopt en of het project wordt uitgevoerd in de juiste kwaliteit. Is dit niet het geval? Dan kan je na de evaluatie de kwaliteit nog bijsturen. Zo voorkom je dat je bepaalde resultaten niet behaald.
Stap #5: Informatie
De laatste stap is informatiestromen bepalen. Deze informatiestromen gelden voor zowel binnen als buiten het project. Bij deze stap is het belangrijk dat de organisatie van het project is gericht op de gekozen informatiestromen. Maak een communicatieschema om het voor de projectmedewerkers overzichtelijk te houden welke informatiestroom zij kunnen gebruiken.
De belangrijkste voor- en nadelen op een rij
Door projectmatig te werken worden opdrachten efficiënt, doelgericht en resultaatgericht uitgevoerd. Essentieel is een duidelijke beschrijving van de verschillende stappen binnen een project. Overweeg je om projectmatig werken toe te passen? Hieronder worden de belangrijkste voor- en nadelen toegelicht:
+ Effectief: medewerkers worden doelgericht ingezet voor het behalen van het vooropgestelde doel.
+ Verhogen van motivatie: door het vooropgestelde doel en te behalen resultaat is het voor medewerkers overzichtelijk waaraan gewerkt wordt, met extra motivatie als gevolg.
+ Evaluatiemogelijkheden: projectmatig werken gebeurt in fases. Er is de mogelijkheid om bij elke fase een evaluatiemoment te houden om een volgende stap eventueel aan te passen.
+ Geen financiële verrassingen: voordat projectmatig werken van start kan gaan, is er een bepaald budget vastgesteld. Hiermee worden vervelende financiële verrassingen achteraf voorkomen.
– Projectmatig werken kan averechts werken: door projectmatig te werken behoud je overzicht en controle. Dit gevoel kan snel verdwijnen als het niet op de juiste manier wordt uitgevoerd. Zeker indien er geen hulpmiddelen worden gebruikt.
– Fouten zijn zo gemaakt: wordt er voor het beheren van een project een spreadsheetprogramma gebruikt? Dan moet alle input worden geleverd aan de medewerker die hier verantwoordelijk voor is. Naast dat het veel tijd kost, kan het invoeren van alle data in een spreadsheet foutgevoelig zijn.
Ben je op zoek naar de juiste software om projectmatig aan het werk te gaan? Het aanbod is groot, waardoor een weloverwogen keuze maken lastig is. Wij helpen je graag op weg door onze favoriete projectmanagement tools uit te lichten.
