Veel ondernemers en/of werknemers rijden in ‘een auto van de zaak’. Een auto van de zaak klinkt eenvoudig: je stapt in en rijdt naar je bestemming. Toch is het niet zo dat je onbeperkt kilometers kan maken in je auto. De Belastingdienst komt hier namelijk om de hoek kijken. Onbeperkte kilometers kunnen worden gezien als loon in natura. En over loon moet natuurlijk belasting worden betaald.
Lees in dit artikel wat rittenregistratie is, waar een goede rittenregistratie aan moet voldoen en hoe je dit het makkelijkst bij kan houden.
Wat is een rittenregistratie?
Met een rittenregistratie houd je bij hoeveel kilometer je precies privé hebt gereden. Dit bijhouden doe je voor de Belastingdienst. In je administratie moet je aan kunnen tonen dat je privé per jaar niet meer dan 500 kilometer rijdt. Rijd je wel meer dan deze 500 kilometer? Dan is er sprake van een dure bijtelling. Het is daarom belangrijk dat je tijdig bij de Belastingdienst aangeeft dat je de grens van 500 kilometer nadert.
Waar moet een goede rittenregistratie aan voldoen?
Het is belangrijk dat het aantal kilometers dat wordt gereden goed wordt bijgehouden. Doe je dit niet? Dan kan je werkgever in de problemen komen. Je kunt zelfs een boete riskeren als de rittenregistratie niet op orde is. Een goede rittenregistratie bevat de volgende informatie: het merk van de auto, het type auto, het kenteken, de periode waarin je rijdt met de auto en de ritgegevens.
Per rit is het belangrijk dat je bepaalde informatie goed bijhoudt. De punten die je bij moet houden worden ook wel ritgegevens genoemd. Bij iedere gereden rit moet je het volgende noteren:
- De datum waarop je de rit maakt
- De begin- en eindstand van de teller
- Het adres van vertrek en aankomst
- Indien je een omweg neemt: de route die je daadwerkelijk hebt gereden
- Het doel van de rit: zakelijk of privé
Hoe houd je eenvoudig je rittenregistratie bij?
Het juist bijhouden van je ritten kan een heleboel werk lijken. Of het inderdaad veel werk is, is afhankelijk van hoeveel er bijvoorbeeld wordt gereden, maar ook welke tools je gebruikt om je rittenregistratie bij te houden. Je kunt bijvoorbeeld handmatig je rittenregistratie bijhouden in de gratis tool Excel. Toch is het aan te raden om je rittenadministratie online bij te houden in bijvoorbeeld een geautomatiseerd systeem met GPS-ondersteuning. Met deze handige tool voorkom je onjuiste informatie of informatie die niet helemaal compleet is.