De klant en jij zijn een overeenkomst aangegaan. Je hebt zoals afgesproken de opdracht uitgevoerd en het resultaat is naar wens. Nu is het moment dat je jouw verdiende factuur kan gaan sturen. Bij het maken van een goede factuur is het belangrijk dat deze er betrouwbaar uitziet. Vergeet daarnaast ook niet om bijvoorbeeld de manier van betalen te benoemen op de factuur.
Hoe ziet een complete online factuur eruit? Gebruik je hiervoor de gratis Excel tool of maak je gebruik van een online software? Waarom is online software gebruiken ideaal bij het opstellen van een factuur? Lees de antwoorden op deze vragen in dit artikel.
Dit heeft een complete (online) factuur
Hoewel je vrij bent om je factuur in te delen zoals jij wilt, zijn er ook een aantal wettelijke eisen aan een factuur. Deze eisen zijn opgesteld door de Belastingdienst. Hieronder staan de belangrijkste eisen opgesomd:
- Je volledige naam en/of de handelsnaam van je onderneming, inclusief adres
- De volledige naam en het adres van je klant
- Factuurdatum
- Btw- en KvK-nummer van je onderneming
- Totaal te factureren bedrag, inclusief hoeveel hiervan btw is
Wanneer je werkt met een online programma of software om facturen te maken, kan je ervoor kiezen de wettelijke eisen als standaard format in te voeren. Zo’n factuurprogramma zorgt ervoor dat je sneller je factuur kan maken en versturen. Hierover later in dit artikel meer.
Excel of online software bij het maken van een factuur?
Wil je een factuur maken om te sturen naar je klant? Een factuur maken via de gratis tool Excel kan handig zijn als je bijvoorbeeld een kleine klantenkring hebt, of een laag aantal opdrachten hebt in een bepaalde tijd. Zeker wanneer je meer klanten krijgt, is het raadzaam om te kiezen voor een online factuurprogramma.
Waarom online software bij het maken van een factuur?
Factuurprogramma’s werken vaak via de cloud. Dit is ideaal aangezien je altijd en overal toegang hebt tot deze cloud, als je maar een internetverbinding hebt. Zo kun je 24 uur per dag en 7 dagen per week waar dan ook inloggen om je facturen te bekijken en op te stellen. Nieuwe en vaak grote software downloaden is niet meer nodig dankzij de cloud. Vaak kun je de facturen zelfs online versturen en laten betalen. Dit scheelt papierwerk, maar vooral ook veel tijd. In een mum van tijd zijn alle gegevens ingevuld, voldoet jouw factuur aan de wettelijke eisen en ziet deze er netjes uit.
Zie een factuur als een extra visitekaart
Bij je klant wil je graag een goede indruk achterlaten. Zeker wanneer de samenwerking afloopt en als prettig is ervaren, wil je wellicht in de toekomst weer een overeenkomst sluiten. Het is dan ook belangrijk om jullie samenwerking goed af te ronden of te versterken, door een professionele factuur toe te sturen. Plaats bijvoorbeeld een iDEAL-link waardoor de klant eenvoudig je factuur kan betalen.