Een klant is op zoek naar een product of dienst en komt jouw onderneming tegen. Als de klant geïnteresseerd is, kan er een offerte worden aangevraagd. Er is een kans dat een offerte niet alleen bij jouw onderneming wordt aangevraagd, maar ook bij je concurrent met eenzelfde product en/of dienst. Het is daarom ook belangrijk dat je je met jouw offerte onderscheidt van deze concurrent, zodat de klant uiteindelijk voor jou kiest.
Hoe zorg je er nu voor dat jouw offerte de voorkeur krijgt boven die van je concurrent? Hoe wordt een offerte geaccepteerd? Wanneer is er een zogenoemd offerte akkoord? Je leest de antwoorden op deze vragen in dit artikel.
Offerte: wat is het?
Eigenlijk is een offerte een uitgebreide prijsopgave. Een klant komt jouw onderneming tegen en heeft interesse in het product en/of de dienst die je biedt. Voordat jouw product en/of dienst wordt afgenomen, wil de klant eerst weten wat er betaald zal moeten worden. Juridisch wordt een offerte ook wel gezien als een aanbod.
De basic informatie mag bij een goede offerte niet ontbreken. Onder basic informatie vallen onder andere de contactgegevens van je onderneming, net als het bankrekeningnummer, btw-nummer en het nummer van de Kamer van Koophandel. Als je een logo hebt, mag deze ook niet ontbreken.
Om je te onderscheiden van je concurrent is het belangrijk dat de offerte goed leesbaar is en er daarnaast ook aantrekkelijk uitziet. Gebruik bijvoorbeeld kleine alinea’s om de offerte leesbaar en overzichtelijk te houden. Zorg ook dat alle tekst netjes staat uitgelijnd, evenals het voorkomen van spelfouten en goed gebruik van punten en komma’s. Twijfel je over je taalgebruik? Laat het iemand anders voor de zekerheid vooraf doorlezen. Niets staat zo slordig als een offerte vol met fouten.
Hoe accepteer je een offerte?
Eenmaal een offerte gedeeld met de klant, kan deze op verschillende manieren worden geaccepteerd. De regel is dat er sprake is van een overeenkomst wanneer beide partijen de offerte accepteren. De aanbieder of de klant kan details veranderen, zoals de levering of de prijs. De offerte kan bijvoorbeeld telefonisch worden goedgekeurd, maar ook mondeling of door middel van een ondertekening. De meest verstandige optie is – juridisch gezien – de offerte beiden ondertekenen. Zijn er namelijk nog problemen na het accepteren van de offerte? Dan kan je altijd nog terugvallen op je ondertekende offerte.
Opdrachtbevestiging
Je klant heeft jouw offerte ontvangen en is enthousiast. De volgende stap na een offerte akkoord ontvangen is het bevestigen van de offerte. Dit wordt ook wel de opdrachtbevestiging genoemd. Hier leg je de verkoop van je product of dienst officieel vast, inclusief een verwijzing naar de opdracht- en/of productbeschrijving. Informatie als de datum waarop de offerte is goedgekeurd, de overeengekomen prijs en de omschrijving moeten worden vermeld. Dat geldt ook voor de algemene voorwaarden en de manier van uitbetalen.