De ene werkt liever niet op de donderdag. De ander werkt liever niet op de maandag en de vrijdag. Een stagiaire is enthousiast om vijf dagen per week te werken, maar heeft wel sturing en begeleiding nodig. Zeker in het begin. Een werkrooster maken lijkt soms een oneindige puzzel. Zeker als het rooster elke week verandert. Hier kan dan ook veel tijd in gaan zitten. Hoe je het beste een werkrooster kunt maken zonder al teveel te hoeven puzzelen? Je leest het in deze blog.
Hoe stel je een werkrooster op?
Als je een goed werkrooster wilt maken, is het belangrijk om een aantal stappen te doorlopen. Zomaar ergens beginnen is meestal geen goed uitgangspunt. De stappen die je nodig hebt om een goed werkrooster op te stellen, worden hieronder verder toegelicht.
- Gegevens van medewerkers in kaart brengen
- Standaardsjabloon gebruiken als een basisrooster
- ‘Gaten’ in het werkrooster opvullen
- Checken voordat je het deelt met je personeel
Gegevens medewerkers in kaart brengen
De eerste stap bij het maken van een werkrooster, is het in kaart brengen van de gegevens van je medewerkers. De verzamelde gegevens sla je op in een personeelsbestand. In dit bestand zet je neer hoeveel uur een medewerker beschikbaar is binnen een bepaalde periode. Ook houd je bij op welke afdeling hij of zij het beste kan worden ingepland, of waar zijn of haar specialisme ligt.
Standaardsjabloon gebruiken als een basisrooster
De tweede stap bij het maken van een werkrooster, is het maken van een basisrooster. Een basisrooster is niets meer of minder dan een rooster dat je elke keer weer opnieuw kunt gebruiken. Dit kan ook wel worden gezien als een sjabloon. In het sjabloon staan nog geen namen van personeelsleden. Maak een duidelijk overzicht van de verwachte mankracht die je nodig gaat hebben, op welke afdeling dit is of voor welke taken je iemand nodig hebt.
Vul de ‘gaten’ in het werkrooster op
Nu je het standaardsjabloon hebt en de kaders liggen, kun je de puzzel gaan invullen. Tip: begin eerst met het invullen van je vaste fulltime krachten. Vul hierna pas de gaten op met het parttime personeel. Vervolgens kun je flexwerkers of oproepkrachten invullen om de puzzel compleet te maken.
Check het werkrooster voordat je het deelt met je personeel
Ziet het ernaar uit dat je het werkrooster klaar hebt? Check dan in de laatste stap alles nog even dubbel. Let hierbij vooral op: het minimale contracturen van medewerkers, de gevarieerde bezettingsgraad, voorkeuren van personeelsleden en het hebben van een back-up of reservelijst.
Met welke tools kun je een werkrooster maken?
Elke manager of ondernemer die een werk- of bedrijfsrooster moet maken, doet dit vaak op zijn eigen manier. Vooral als er flexwerkers binnen een onderneming werken, kan het maken van een rooster nogal een puzzel zijn. Er zijn verschillende tools om een werkrooster mee te maken. Zo kun je bijvoorbeeld gebruik maken van Excel of je kunt een softwarepakket afnemen. Welke manier het beste bij jouw onderneming past, hangt af van een aantal factoren. Lees hieronder meer over het maken van een werkrooster met behulp van Excel en met een softwarepakket.
Werkrooster met behulp van Excel
Veel roostermakers zie je werken met Microsoft Excel. Dit is een gratis rekenprogramma. Hier kun je eenvoudig berekeningen maken, maar ook werkroosters. Online kun je zoeken naar een voorbeeld werkrooster en deze vervolgens aanpassen naar wat voor jouw onderneming geldt.
Bij een goed werkrooster worden alle medewerkers ingepland voor het aantal uren dat afgesproken staat in hun contract. Het grote nadeel van Microsoft Excel is dat foutjes zo gemaakt zijn en aanpassingen nogal wat tijd in beslag kunnen nemen.
Werkrooster met behulp van rooster software
Als een werkrooster met Excel maken niet ideaal is voor jouw situatie, kan het handig zijn om te kiezen voor rooster software. Met deze software kun je eenvoudig taken, tijdstippen en werkzaamheden aan een persoon koppelen. Ook is automatisering mogelijk met rooster software.
Stel, een personeelslid is aangenomen voor 20 uur in de week. De roostersoftware rekent uit hoeveel uur een personeelslid al heeft gewerkt en hoeveel uur er nog vrij zijn om andere werkzaamheden op te pakken. Zo maak je gemakkelijk een werkrooster en voorkom je het maken van fouten.