Wanneer je een zelfstandige zonder personeel bent, ook wel bekend als zzp’er, zal het aantal facturaties gaan stijgen zodra de zaken goed gaan. Hoe meer jouw onderneming groeit, hoe meer je in tijdnood zult gaan komen.
In deze blog lees je onze tips om je factuurtijd te halveren.
Het belang van factureren
Een factuur is één van de belangrijkste type documenten van je onderneming. Waarom? Het document dient als een soort bewijs dat je een bepaalde dienst of product hebt geleverd aan je klant en kan worden gezien als een schuldvordering. Met een facturatie zorg je ervoor dat je voor jouw geleverde product of dienst, betaald krijgt.
Toch heb je met een factuur geen garantie op de betaling ervan. Maar liefst één op de tien factureren wordt te laat betaald. Daarnaast verliest een ondernemer jaarlijks gemiddeld 2,5% van de gemaakte omzet aan niet betaalde factureren.
Wat moet er op een factuur staan?
De Belastingdienst heeft een aantal eisen verbonden aan het sturen van je factuur. Hieronder lees je waar je factuur aan moet voldoen:
- De (volledige) naam van jouw onderneming en die van de klant waar je jouw factuur naartoe stuurt
- Jouw adres en dat van je klant
- Jouw unieke btw- en KvK-nummer
- De datum waarop je jouw facturatie verstuurt
- Een eventueel opvolgend factuurnummer
- Hoeveel goederen en/of diensten er geleverd zijn
- De datum waarop goederen en/of diensten geleverd zijn
- Het bedrag dat je rekent voor je prestatie exclusief btw, het btw-tarief en het uiteindelijke bedrag inclusief btw
Tips om je facturatietijd te halveren
Ben je iedere maand uren kwijt aan het maken en versturen van facturen? Ben je regelmatig tijd kwijt aan het zoeken van betaalgegevens van jouw klanten? Kom je regelmatig fouten tegen in je facturatie en wacht je lang totdat een factuur betaald is? Wanneer je werkt met een factuurprogramma zijn deze problemen verleden tijd. Lees hier onze 3 tips zodat jouw facturatietijd wordt gehalveerd.
Zet eenvoudig je offerte om in een factuur
Werk je met een gratis programma als Excel? Dan zul je merken dat je veel tijd kwijt bent aan het opstellen van een offerte, deze te versturen naar je klant en vervolgens te verwerken. Wanneer je gebruik maakt van software voor je facturatie, worden de meeste handelingen automatisch voorzien van een template. Het enige wat je nog hoeft te doen, is basisgegevens invullen en op versturen klikken.
Heeft jouw klant je gestuurde offerte geaccepteerd? Gefeliciteerd! De offerte kan vervolgens online worden betaald. Dankzij de software zet je jouw offerte snel om naar een factuur. Alle regels die vermeld staan in de offerte, komen automatisch terecht op je facturatie. Zo voorkom je misverstanden tijdens de betaling.
Stel een herinnering in voor niet of te laat betaalde facturen
Achter niet betaalde of te laat betaalde facturaties aan gaan, neemt veel tijd in beslag. Tijd die jij beter kunt gebruiken voor nieuwe klanten. Met facturatie software kan dit proces eenvoudig worden geautomatiseerd. Het enige wat je hoeft te doen is een tekst typen voor de betalingsherinnering. Dit hoeft eenmalig te gebeuren. Heeft jouw klant binnen de afgesproken tijd nog niet betaald? Dan ontvangt hij of zij de betalingsherinnering automatisch.
Koppelen van je software
Nóg meer tijd besparen? Wij raden je aan om je bedrijfssoftware te koppelen met de facturatie software waar je gebruik gemaakt. Dit kun je makkelijk doen met API’s. Via een API kunnen programma’s met elkaar communiceren.