Elke ondernemer heeft te maken met salarisadministratie, zelfs wanneer je een zzp’er bent. Je moet immers ook aan jezelf salaris uitbetalen. In een salarisadministratie houd je alles bij wat te maken heeft met de financiële en fiscale gegevens omtrent je medewerkers. Dit kan bestaan uit gegevens over salarissen, declaraties, vergoedingen en inhoudingen. De Belastingdienst heeft een aantal eisen voor het doen van je salarisadministratie.
In deze blog lees je de voor- en nadelen van het zelf doen of uitbesteden van salarisadministratie. Ten slotte wordt er antwoord gegeven op de vraag: waar bestaan de kosten voor loonadministratie uit?
Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?
De eerste stap bij het bepalen van de kosten voor je salarisadministratie, is bepalen of je het zelf gaat doen of uit wilt gaan besteden. De kosten voor lonen hangen af van de keuze die je tijdens deze stap maakt. Om je op weg te helpen bij het maken van een weloverwogen keuze, zetten wij hieronder de voor- en nadelen neer van het zelf doen van je salarisadministratie versus het uitbesteden hiervan.
Voordelen zelf doen salarisadministratie
Zeker wanneer je beschikt over weinig kennis omtrent salarisadministratie, is het aan te raden dit uit te besteden. Heb je een grotere onderneming? Dan is kan het verstandig zijn om personeel aan te nemen die zorgt voor een correcte salarisadministratie. Benieuwd naar de voordelen?
- Je bespaart geld (vooral als je geen personeel aanneemt om de salarisadministratie te doen)
- Er zijn ondersteunende softwareprogramma’s verkrijgbaar, die je kunnen helpen
- Als ondernemer heb je zelf de controle over de salarisadministratie
Nadelen zelf je salarisadministratie doen
Naast voordelen brengt het zelf doen van je salarisadministratie ook nadelen met zich mee. Welke dit zijn, lees je hieronder:
- Wanneer je gebruik maakt van ondersteunende software voor je salarisadministratie, moet je het systeem eerst eigen maken voordat je ermee kan beginnen
- Indirect kost het zelf doen van salarisadministratie meer, zeker als je ook extra tijd kwijt bent
Voordelen van het uitbesteden van je loonadministratie
Momenteel zijn er verschillende manieren om je loonadministratie uit te besteden. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen voor een payroll-aanbieder, software aanschaffen die je ondersteunt bij de werkzaamheden of personeel in dienst nemen. Wij hebben de voordelen van het uitbesteden van je loonadministratie, voor je opgesomd
- Je kunt doen waar je goed in bent, doordat je geen (overbodige) tijd meer in salarisadministratie hoeft te steken
- Verdiepen in de vele regels omtrent loonadministratie is niet meer nodig. Hier zijn de professionals van op de hoogte
- Eventuele financiële risico’s – zoals boetes die worden opgelegd door de Belastingdienst – geef je uit handen
Nadelen van je loonadministratie uitbesteden
Het grootste nadeel van je loonadministratie uitbesteden, is dat je zelf minder grip hebt op de kwaliteit. Eventuele fouten die worden gemaakt bij een derde partij of software systeem, kunnen jou als ondernemer duur komen te staan. Andere nadelen van je loonadministratie uitbesteden, lees je hieronder:
- Grote afhankelijkheid van het administratiekantoor
- Je ontwikkelt geen eigen kennis en expertise op het gebied van loonadministratie
Waar bestaan kosten voor loonadministratie uit?
De kosten voor salarisadministratie zijn opgedeeld in twee delen. Deze delen bestaan uit eenmalige kosten en maandelijkse (of jaarlijkse) terugkerende componenten. Om je gemiddelde kosten te berekenen, tel je beide componenten bij elkaar op. Hoe hoog de kosten precies zullen uitvallen, is afhankelijk van de grootte van je bedrijf, de software die je kiest en of je de administratie zelf doet of uitbesteedt. Er bestaan ook softwarepakketten waarbij je een gratis proefperiode kunt aanvragen.
Eenmalige kosten
Onder eenmalige loonadministratiekosten vallen alle kosten die je slechts één keer hoeft te betalen. Hieronder vallen onder andere kosten voor het inrichten van software. Dit kan uiteenlopen van 500 euro tot 5 duizend euro of meer. Vragen die de hoogte van de kosten bepalen zijn: wie moet er allemaal toegang hebben? Wat voor bedrijf ben je en welke gegevens moeten worden ingevoerd in de administratiesoftware?
Terugkerende maandelijkse of jaarlijkse kosten
Dan de kosten die terug blijven komen, maandelijks of jaarlijks. Hieronder vallen kosten per werknemer voor de loonadministratie, kosten voor loonheffing en de software die je gebruikt. Hoe meer werknemers er binnen je organisatie werkzaam zijn, hoe goedkoper de kosten per medewerker zullen uitvallen.