‘Tijd is geld’. Als je iemand inhuurt om een dienst uit te laten voeren, betaal je diegene vaak per uur. Naast geld kun je ook tijd investeren. Met een juist workflow management systeem is het mogelijk om tijd efficiënter en effectiever in te zetten. Hoe? Je leest het in deze blog.
Wat is workflow management?
Eén op één vertaald betekent workflow: werkstroom. Dit houdt in dat er een herhaalbare manier van werken is, door middel van menselijke en geautomatiseerde handelingen. Kortom, een workflow bestaat uit alle stappen die gemaakt worden van het begin tot eind van een bepaald project of proces. Een goede workflow wordt gezien als de sleutel tot het managen van je beschikbare tijd. Ook werkgeluk, betere service voor de klant en succesvolle campagnes, behoren tot de voordelen van workflow management.
Waarom een workflow?
Het doel van een workflow is de efficiëntie van bedrijfsprocessen optimaliseren. Bedrijfsprocessen kunnen worden vastgelegd en gestroomlijnd. Medewerkers van je organisatie weten bij een juiste workflow precies wat hun taak is. Taken die uitgevoerd moeten worden, kunnen makkelijk worden overgedragen aan een andere medewerker bij bijvoorbeeld ziekte of verlof. Een workflow wordt vaak eerst op papier gezet om vervolgens in te voeren in het workflowmanagement systeem.
Workflow toepassen: hoe doe je dat?
Je bepaalt zelf wat de meest efficiënte manier is om verschillende doelstellingen te behalen. Er zijn verschillende manieren om deze doelen te bereiken. Om tot een stevige basis van een goede workflow te komen, hebben wij een eenvoudig stappenplan voor je opgesteld. Deze lees je hieronder:
Stap 1: Inzicht in interne structuren
In de eerste stap van het opstellen van een juiste workflow, maak je inzichtelijk hoe er binnen het bedrijf, per afdeling te werk wordt gegaan. Welke stappen worden er uitgevoerd in welk proces? Je bepaalt wat er gedaan moet worden binnen een proces, welke medewerker deze taak uit gaat voeren en op welke manier en wanneer het doel wordt behaald.
Stap 2: Houd rekening met tegenslagen
Hoe sterk is jouw workflow afhankelijk van andere onderdelen binnen een planning? Zouden er tegenslagen kunnen zijn bij het uitvoeren van de taken binnen in de workflow? In deze tweede stap is het belangrijk om blokkades in je planning uit te werken, inclusief passende oplossing(en).
Stap 3: Kies passende (online) software
Software gebruiken voor workflow management brengt een aantal voordelen met zich mee. Om meteen te beginnen met het grootste voordeel: alle interne processen worden gestroomlijnd en zijn altijd en overal toegankelijk voor alle medewerkers van jouw organisatie. De kans op fouten is minimaal, dankzij de mogelijkheid om processen te automatiseren.
Het advies is om zoveel mogelijk eenvoudige taken te automatiseren. Je kunt bijvoorbeeld ervoor kiezen om een automatische herinnering te sturen naar klanten, die hun factuur nog niet hebben betaald. Zo blijft er meer tijd over voor de wat ingewikkeldere taken, die afgerond moeten worden voor een goede workflow.
Stap 4: Evalueer je workflow periodiek
Situaties kunnen in de loop van de tijd veranderen. Zo kunnen er bijvoorbeeld nieuwe medewerkers zijn aangenomen. Het advies is om je workflow periodiek intern te evalueren. Wat werkt er wel en wat juist niet? Welke veranderingen zijn er geweest en wat betekent dit voor het behoud van een efficiënte workflow?