Projecten eisen een duidelijke organisatie en een realistisch plan. Als je projectmatig werken wilt toepassen, komen hier verschillende aspecten bij kijken. Toch is het nuttig om je in projectmatig werken te verdiepen. Het is efficiënt en eenvoudig toe te passen, wanneer je de juiste handvatten krijgt.
In deze blog lees je wat projectmatig werken precies inhoudt en wat de voordelen zijn.
Wat is projectmatig werken?
Om projectmatig werken toe te kunnen passen, is het allereerst belangrijk dat je weet wat het inhoudt. Projectmatig werken betreft een gestructureerde en planmatige manier van werken. Hierbij zijn er duidelijke stappen uitgewerkt om het uiteindelijke doel te kunnen behalen. Er zijn vijf basis projectaspecten te benoemen. Welke dit zijn, lees je hieronder:
- Financiële middelen: hierbij is het belangrijk om een overzicht te hebben van de verschillende financiële middelen die er beschikbaar zijn. Alle activiteiten binnen een project moeten binnen het budget vallen.
- Organisatie van het project: alle gemaakte afspraken om het project uit te kunnen voeren, dienen te worden vastgelegd. Wie is er betrokken bij welke activiteit? En wat zijn bijvoorbeeld de afspraken wat betreft verantwoordelijkheden?
- Projectplanning maken: eenmaal bovenstaande stappen uitgewerkt, is het nu tijd om alle activiteiten te beschrijven inclusief de tijdsplanning. Houd hierbij een reële tijd in gedachten, inclusief knelpunten.
- Kwaliteit van het resultaat: het is noodzakelijk om tussentijds het project te evalueren. Dit kan met behulp van vooraf opgestelde kwaliteitscriteria of door het SMART-model toe te passen.
- Interne en externe informatiestromen: het advies is om tijdens je project een communicatieschema op te stellen. Hiermee bepaal je welke interne en externe informatiestromen nodig zijn en wanneer deze contactmomenten plaatsvinden.
Wat zijn de voordelen van projectmatig werken?
Bij steeds meer ondernemingen zie je het projectmatig werken terugkomen. Wellicht wil je zelf ook het projectmatig werken toepassen. Dan profiteer je van verschillende voordelen. Deze manier van werken zorgt er namelijk voor dat je makkelijk doelen behaalt en zo min mogelijk tijd verspilt aan vaak overbodige activiteiten. Ook kun je eenvoudig anticiperen als er veranderingen plaatsvinden, zowel intern als extern.
Tips om projectmatig aan de slag te gaan
- Elke onderneming is in staat om projectmatig te werken. Als je gaat beginnen met deze methode, is handig om te overwegen of je hier een tool voor wilt gebruiken. Wanneer dat zo is, adviseren wij je om te beginnen met een overzichtelijke en niet al te ingewikkelde tool.
- Een planning uitvoeren verloopt nooit precies zoals je wilt. Er zijn altijd tegenslagen of veranderingen bij een project. Het is belangrijk om niet in paniek te raken wanneer een tegenslag zich voordoet en te blijven praten met iedereen die betrokken is. Evalueer tijdig om problemen in een vroeg stadium te signaleren.
- Samenhang is essentieel bij projectmatig te werk gaan. Zorg ervoor dat er een projectleider, analist of projectmedewerker is die verantwoordelijk is voor samenhang.