Hoe kies je de beste bedrijfssoftware in 2022?
Het gaat goed. Je onderneming groeit. Maar met die groei merkt je dat processen ingewikkelder worden of dat het lastig is om inzicht te krijgen in de cijfers. Het automatiseren van processen zou een enorme verbetering zijn. Om deze processen te automatiseren is software nodig.
Software automatiseert niet alleen deze processen, maar geeft ook inzicht in wat er goed en minder goed gaat in je organisatie. Dat kan van grote waarde zijn om de groei van jouw bedrijf door te zetten. Maar hoe kies je de juiste software die past bij jouw bedrijf? In dit artikel kijken we naar de beste bedrijfssoftware voor jouw onderneming.
Meer weten over de beste bedrijfssoftware voor jouw onderneming in 2022? Gebruik onze vergelijkingstool!
We kijken in dit artikel naar de verschillende soorten bedrijfssoftware, de voordelen van bedrijfssoftware en het kiezen van de beste bedrijfssoftware voor jouw onderneming.
Inhoudsopgave
Wat is bedrijfssoftware?
Bedrijfssoftware is de verzamelnaam van verschillende oplossingen die gebruikt worden voor het automatiseren van de belangrijkste onderdelen in het bedrijfsproces. Bijvoorbeeld software voor de financiële administratie, sales, voorraadbeheer, inkoop, HRM en logistiek.
Wil je direct ontdekken wat de beste bedrijfssoftware is voor jouw bedrijf? Gebruik dan onze vergelijkingstool!
Welke typen bedrijfssoftware zijn er?
1. Software as a Service (SaaS)
De meest voorkomende optie is die van Online software ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd hierbij betaal je meestal een abonnementsprijs per gebruiker per maand. Vaak gebruik je het programma binnen je browser.
2. Mobiele bedrijfssoftware
Dit kan een mobiele versie van de website zijn. In de meeste gevallen is het een mobiele apps, die je op je smartphone of tablet installeert. Met name voor vertegenwoordigers en andere zakenmensen die vaak op pad zijn is dit een goede optie.
3 Pakketsoftware
Dit is software die op locatie op een server in je bedrijf wordt geïnstalleerd. Hiervoor betaal je meestal licentie- en onderhoudskosten in plaats van abonnementskosten.
Verschillende soorten bedrijfssoftware | Welke past bij jou?
Van deze drie soorten bedrijfssoftware is de pakketsoftware eigenlijk een achterhaald product. Er zijn maar weinig bedrijven over die niet in de cloud werken en een systeem op locatie laten installeren. Het grote voordeel van online software is dat je van het onderhoud en het beheer af bent. Je hoeft er niet meer naar om te kijken en je betaalt op maat: per gebruiker per maand. Je kunt makkelijk gebruikers toevoegen en per maand betalen. Terwijl je bij op locatie geïnstalleerde software vaak veel aan onderhoud, beheer en licentiekosten kwijt bent.
Verschillende soorten bedrijfssoftware
We hebben de verschillende soorten facturatie software voor je op een rijtje gezet:
Facturatie software
Geen enkel bedrijf overleeft het zonder een inkomstenstroom en facturen zijn het levensbloed van elke onderneming. Met de beste online facturatie software kun je dit zo veel mogelijk automatiseren. De meeste systemen kunnen automatisch facturen en betalingsherinneringen sturen en geven je alerts wanneer er een betalingsachterstand optreedt.
Offerte software
Voordat je zaken gaat doen is de klant natuurlijk benieuwd naar jouw tarieven. Het is dus belangrijk om een kloppende offerte op te stellen. Helaas is dit bij veel bedrijven vaak nog giswerk. Hiervoor kun je het beste gebruik maken van de beste online offerte systemen.
Met deze programma’s kun je makkelijk een offerte op maken, aanpassen en versturen. Dit systeem werkt nog beter als het gekoppeld is aan je urenregistratie- en projectmanagement systeem. In dit geval kan het systeem zelfs automatisch berekenen hoe veel werkuren en kosten in de opdracht gaan zitten en naar aanleiding daarvan meteen een offerte opmaken.
Projectmanagement software
Projectmanagement software helpt je het overzicht over al je projecten te behouden. Dit is een belangrijk onderdeel van een goed business software pakket want hiermee kun optimaal gebruik maken van alle middelen binnen het project. En alle teamleden kunnen optimaal ingezet worden en binnen de software hun taken inzichtelijk maken en delen. De meest gebruikte bedrijfssoftware voor projectmanagement zijn:
Urenregistratie software
Naarmate jouw bedrijf steeds meer begint te groeien, bestaat de kans dat je het overzicht kwijt raakt. Het inplannen van je medewerkers en projecten word een stuk lastiger. Omdat de meesten tegenwoordig op afstand werken word het alleen nog maar moeilijker om het overzicht te houden. Een goed Urenregistratiesysteem dat makkelijk in het gebruikt is maakt het veel eenvoudiger om een goed overzicht te houden. Urenregistratie is een essentieel onderdeel van je bedrijfssoftware en geeft je veel meerwaarde, vooral in combinatie met projectplanning en factureringssoftware. De meest gebruiksvriendelijke systemen zijn
ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP bundelt al deze bovenstaande bedrijfsprocessen binnen één gelinkt systeem. Doordat de software ook onderlinge verbanden legt – bijvoorbeeld tussen voorraad, verkoop en klantgegevens – betekent de dat je de gegevens altijd maar één keer hoeft in te voeren.
Is een ERP of totaalpakket voor bedrijfssoftware voordeliger?
In het begint vereist samengesteld pakket natuurlijk een grotere investering dan alleen CRM software, projectplanning-, of een urenregistratiesysteem. Maar meestal zijn de voordelen ook veel groter.
Bijvoorbeeld: een meubelfabriek implementeert een nieuw CRM. Alle klantdata die op verschillende afdelingen worden verzameld (sales, klantendienst, voorraadbeheer etc.) hadden eerst allen hun eigen programma of manier van werken. Als één van de klanten een nieuwe order plaatst, moet een medewerker deze order in een ander systeem inboeken voor de productie, levering en facturatie. Hierin moet dan ook alle extra klantdata weer overgenomen worden. Dit is veel extra werk voor de werknemers, en fouten worden al snel gemaakt. Ook de klantendienst moet regelmatig in twee systemen werken als ze productie- of leveringsdetails moeten nakijken. Of ze moeten bij vragen of klachten vaak bij die afdelingen navraag doen.
In een geïntegreerd systeem lopen al deze bedrijfsprocessen binnen één platform, en kunnen alle modules gebruik maken van dezelfde gegevens. Medewerkers hoeven geen klantgegevens meer handmatig over te zetten. Dit kan heel wat besparen op de loonkosten.
Welke bedrijfssoftware is het meest geschikt?
Bedrijfssoftware moet kunnen bijdragen aan de effectiviteit en efficiëntie van de hele organisatie. Het is erg belangrijk dat er geen tijd of geld wordt verspild door het gebruik van de software. Het gebruiksgemak moet daarom de hoogste prioriteit hebben. Daarnaast moet het systeem flexibel zijn, zodat het ook in de toekomst met het bedrijf kan meegroeien. Aanpassingen en updates moeten eenvoudig zelf te door te voeren zijn, zonder dat hiervoor steeds bij de leverancier moet worden aangeklopt met het bijbehorende kostenplaatje.
Overtuigd dat een CRM geschikt is voor jouw bedrijf? Maak een account aan bij Monday.com en richt direct je eigen CRM in!
Hoe kies je de beste bedrijfssoftware?
Of je nu op zoek bent naar een allesomvattende oplossing, een factureringstool of een ander softwarepakket, er zijn tegenwoordig meer oplossingen dan ooit tevoren. Hoe kunt je ervoor zorgen dat je de juiste software voor je toepassing kiest? Hier zijn vijf eenvoudige stappen naar succes.
1. Bekijk het grote geheel en maak een eenvoudig plan
Bekijk je huidige processen en identificeer waar je verbetering in zoekt. Welke problemen moet je aanpakken? Praat met andere professionals in je vakgebied om erachter te komen welke softwarepakketten zij gebruiken. Woon beurzen bij en lees artikelen om een idee te krijgen van hoe de markt verandert en hoe je je mogelijk moet aanpassen om je voor te bereiden op de toekomst. Maak vervolgens een plan van aanpak met de volgende punten:
- Wie gaat de evaluatie uitvoeren? Wijs de persoon aan die het beste tijd vrij kan maken voor het beoordelen van de behoeften van je organisatie en het evalueren van mogelijke oplossingen.
- Wat is je budget? Overweeg de kosten van de beperkingen in je huidige proces. Als het te lang duurt om taken af te ronden of als je werk moet afwijzen, kunnen die kosten worden terugverdiend door te investeren in nieuwe software. Kijk verder dan het prijskaartje en denk na over de impact die de software zal hebben op je bedrijf of de algehele werking.
- Wat is je tijdlijn? Denk aan de tijd die nodig is voor training en de leercurve van het werken met nieuwe software.
- Neemt uiteindelijk de beslissing? Identificeer de persoon die verantwoordelijk zal zijn voor het nemen van de uiteindelijke beslissing aan het einde van het selectieproces.
2. Maak een gerangschikt lijstje van je prioriteiten
Er is geen perfecte one-size-fits-all oplossing als het om bedrijfssoftware gaat. Elk softwarepakket heeft nadelen en in sommige gevallen heb je mogelijk meerdere oplossingen van verschillende softwareontwikkelaars nodig om aan je vereisten te voldoen. Met dit in gedachten, geeft prioriteit aan je zakelijke behoeften door te bepalen welke functies je graag zou willen hebben en welke functies je absoluut nodig hebt. Rangschik de prioriteiten van deze specifieke functies in termen van wat echt nodig is.
Je kunt ze onderverdelen in:
- Essentiële functies – functies die in het voorgestelde product moeten worden opgenomen. Het product is alleen aanvaardbaar als deze functies beschikbaar zijn.
- Optionele functies – Functies die niet doorslaggevend zijn voor het succes van je bedrijf, maar wel belangrijk zijn voor de productiviteit. Producten die de optionele functies missen, zet je lager op de lijst.
- Extra functies – Functies die niet essentieel of optioneel zijn, maar die best handig zijn, indien beschikbaar.
Maak voldoende tijd en middelen vrij om deze behoeften te prioriteren en alle faccetten van de producten en opties goed te overwegen.
3. Bekijk welke koppeling er zijn naar programma’s die je al gebruikt
Werkt jouw organisatie al met onderneming al veel met producten als Google of Microsoft Office? Dan is een goede koppeling tussen jouw nieuwe software en de bestaande software wenselijk. Verschillende bedrijfssoftwarepakketten kunnen de ingevoerde informatie uit deze programma’s halen zodat ze niet dubbel ingevoerd hoeven te worden. Bovendien hoeft je mensen niet voor alles om te trainen omdat ze deze programma’s al gebruiken.
4. Stel je eigen Top 3 van bedrijfssoftware aanbieders samen en probeer deze uit
Nadat je keuze hebt gemaakt en de best 3 bedrijfssoftware opties hebt geselecteerd kun je met deze 3 contact op nemen. Laat ze kort weten wat jouw organisatie nodig heeft en zorg ervoor dat ze je volledig begrijpen. Probeer misschien een demonstratie in te plannen van hoe hun oplossing aan al jouw vereisten voldoet. (Laat je niet afschepen met ingeblikte, online demo’s!)
Je volledige evaluatie is pas compleet door het product in je eigen bedrijf en werkomgeving te testen. Is het gemakkelijk te gebruiken? Voldoet het aan zowel je huidige als je toekomstige behoeften? Welke ondersteuning biedt de leverancier? Zijn ingebouwde FAQ, filmpjes en of hulppagina’s altijd direct beschikbaar?
5. Kies de bedrijfssoftware die je uiteindelijk wilt gebruiken
Nadat je het softwarepakket heeft geïdentificeerd dat het beste bij je vereisten past, geef dan precies aan wat je nodig hebt, zoals het aantal exemplaren van de software, onderhoudscontracten en mogelijke trainingen, en vraag om een offerte. Het is gebruikelijk om in deze fase nog een beetje over de prijs te onderhandelen, maar wees er professioneel in en vraag niet om absurde kortingen. Zorg ervoor dat je het product koopt omdat het een echte oplossing biedt en let goed op dat deze bedrijfssoftware alle verwachtingen ook waar kan maken.
Als er iets is wat je productiviteit een enorme boost kan geven, dan is het wel software die met je bedrijf meedenkt en meegroeit. Neem de tijd om het goed te doen, en je investering laat al snel resultaten zien in meer uitgebreide mogelijkheden en hogere productiviteit.
Vergelijk de verschillende bedrijfssoftware
Wat is een CRM Systeem? - Veelgestelde vragen
Bedrijfssoftware kan je helpen bij alle zaken waar je mee te maken krijgt in een bedrijf. Het zorgt ervoor dat je inzage krijgt in je salesprocessen, de boekhouding en de klantrelaties. Goede bedrijfssoftware zorgt voor meer efficiëntie en betere samenwerking binnen de verschillende afdelingen van een bedrijf.
Wanneer je op zoek gaat naar bedrijfssoftware voor je onderneming is het belangrijk om je eerst af te vragen waar je de software voor nodig hebt. Is de software vooral belangrijk binnen één specifieke afdeling van het bedrijf, of groeit je onderneming sterk en heb je op meerdere afdelingen behoeft aan een geïntegreerd systeem? Vervolgens kun je kijken naar bedrijfssoftware die deze functies combineert.
Conclusie
Zoals je hebt gelezen, zijn er veel verschillende soorten bedrijfssoftware. Als ZZP’er of kleine onderneming heb je misschien nog geen behoefte aan een groot geïntegreerd systeem. Toch kan bedrijfssoftware ook de kleine ondernemer veel voordelen bieden. Zo zorgt bedrijfssoftware vaak voor veel efficiëntie en kun je alle informatie vanuit één centraal punt inzien.
Het kiezen van de juiste bedrijfssoftware kan een uitdaging zijn. Ga daarom na welke rol de software moet vervullen binnen jouw onderneming en maak gebruik van de gratis proefperiodes om de software uit te proberen.